Web Sitesi Briefi Nasıl Hazırlanır? Ajansa Gitmeden Önce Cevaplamanız Gereken 10 Soru

Bir web tasarım ajansından teklif istediğinizde size ilk sorulan sorular genellikle şunlardır: İşletmeniz ne yapıyor? Web sitesinden ne bekliyorsunuz? Hedef kitleniz kim? Kaç sayfa olacak? Bütçeniz ve teslim tarihiniz nedir?

Bu sorulara hazırlıksız yakalanırsanız, farklı ajanslardan gelen teklifleri karşılaştırmak zorlaşır. Biri yalnızca beş sayfalık bir tanıtım sitesi fiyatlarken, diğeri SEO, içerik, blog, çoklu dil ve entegrasyonları içeren daha geniş bir proje önerebilir. İki fiyat arasındaki farkın gerçekten ne anlama geldiğini anlayamazsınız.

İyi hazırlanmış bir web sitesi briefi, ajansa ne tasarlayacağını dikte eden uzun bir talimat dosyası değildir. İşletmenizin problemini, hedef kitlesini, başarı ölçütünü ve proje sınırlarını açıklar. Böylece ajans daha doğru bir çözüm ve daha gerçekçi bir teklif hazırlayabilir.

Bu rehberde ajansa gitmeden önce cevaplamanız gereken 10 soruyu, her sorunun neden önemli olduğunu ve doğrudan kullanabileceğiniz brief şablonunu bulacaksınız.

Web sitesi briefi nedir?

Web sitesi briefi; bir web tasarım projesinin amacını, hedef kitlesini, kapsamını, işlevlerini, içerik ihtiyaçlarını, bütçesini, zaman planını ve başarı ölçütlerini özetleyen proje dokümanıdır.

Brief, teknik bir şartname olmak zorunda değildir. Kodlama dili, sunucu mimarisi veya hangi tasarım aracının kullanılacağı gibi kararları genellikle proje ekibinin uzmanlığına bırakabilirsiniz. Sizin göreviniz, işletmenin neye ihtiyacı olduğunu ve neden ihtiyaç duyduğunu açıkça anlatmaktır.

İyi bir brief şu üç sonucu sağlar:

• Ajansların aynı kapsamı değerlendirerek teklif vermesini kolaylaştırır.
• Proje başladıktan sonra “Ben bunu böyle hayal etmemiştim” türü belirsizlikleri azaltır.
• Bütçe, teslim tarihi ve başarı ölçütleri arasında gerçekçi bir denge kurulmasını sağlar.

Brief'in amacı her kararı proje başlamadan vermek değil, hangi kararların verilmesi gerektiğini görünür kılmaktır.

Ajansa gitmeden önce cevaplamanız gereken 10 soru

1. İşletmeniz tam olarak ne yapıyor ve web sitesi neden şimdi gerekli?

İlk soruya yalnızca sektörünüzü yazarak cevap vermeyin. “İnşaat firmasıyız” veya “danışmanlık hizmeti veriyoruz” ajansın doğru yapı kurması için yeterli değildir. Hangi müşteriye hizmet verdiğinizi, hangi problemi çözdüğünüzü ve rakiplerden nasıl ayrıldığınızı anlatın.

Ardından projenin neden şimdi yapılması gerektiğini yazın. Mevcut siteniz mobilde çalışmıyor olabilir, marka değişikliği yapmış olabilirsiniz, yeni bir hizmete girmiş olabilirsiniz veya satış ekibiniz daha fazla nitelikli başvuruya ihtiyaç duyuyor olabilir.

Brief'e yazılabilecek örnek:

Ankara'da kurumsal müşterilere endüstriyel bakım hizmeti veriyoruz. Mevcut sitemiz hizmetlerimizi net anlatmıyor ve mobilde teklif formuna ulaşmak zor. Yeni sitenin amacı, üretim firmalarından daha nitelikli teklif talepleri almak.

Bu cevap, tasarım tercihinden çok daha değerlidir; çünkü projenin iş hedefini tanımlar.

2. Web sitesinin birincil hedefi nedir?

Bir web sitesi aynı anda her şeyi yapmaya çalıştığında genellikle hiçbir hedefi yeterince iyi gerçekleştiremez. Birincil hedefinizi tek cümleyle yazın:

• Daha fazla teklif talebi almak
• Randevu veya görüşme başvurusu toplamak
• E-ticaret satışı yapmak
• Bayi veya iş ortağı başvurusu almak
• Markanın güvenilirliğini artırmak
• Mevcut müşterilere bilgi ve destek sunmak

İkincil hedefler olabilir, ancak birincil hedef öncelik sırasını belirlemelidir. Örneğin hedefiniz teklif toplamaksa, ana sayfa ve hizmet sayfalarında net CTA'lar, kısa formlar, güven unsurları ve dönüşüm ölçümü öncelikli hale gelir.

Başarıyı nasıl ölçeceğinizi de ekleyin. “Daha profesyonel görünmek” bir niyet olabilir, ancak “aylık nitelikli teklif formu sayısını artırmak” ölçülebilir bir hedeftir.

3. Hedef kitleniz kim ve satın alma kararını nasıl veriyor?

“Herkese hitap ediyoruz” cevabı, tasarım ekibinin karar vermesini zorlaştırır. Ana hedef kitlenizi mümkün olduğunca somut tanımlayın:

• Kimdir: işletme sahibi, satın alma yöneticisi, son kullanıcı veya başka biri mi?
• Nerede bulunur: Ankara, Türkiye geneli veya yurt dışı mı?
• Hangi ihtiyacı vardır?
• Sizi seçmeden önce hangi soruları sorar?
• Hangi itirazları vardır: fiyat, güven, teslim süresi, teknik yeterlilik?
• Kararı kim verir ve kim onaylar?

Birden fazla kitle varsa birincil ve ikincil olarak ayırın. B2B bir şirkette siteyi inceleyen kişi satın alma uzmanı, son onayı veren kişi genel müdür olabilir. Bu iki kişinin ihtiyaçları aynı değildir.

Hedef kitlenin gerçek sorularını da listeleyin. Bu sorular, hizmet sayfalarına, SSS bölümüne, blog içeriklerine ve SEO anahtar kelimelerine dönüşebilir. Anahtar kelime araştırması rehberi bu çalışmayı derinleştirmenize yardımcı olur.

4. Web sitesinde hangi sayfalar ve içerikler mutlaka olmalı?

Brief'e yalnızca “10 sayfa istiyoruz” yazmak yerine sayfa türlerini belirtin. Örnek bir başlangıç listesi şöyle olabilir:

Mevcut siteniz varsa hangi sayfaların korunacağını, hangilerinin yenileneceğini ve hangilerinin kaldırılacağını belirtin. Yeni siteye taşınacak içerikler, eski URL'ler ve yeni URL önerileri de SEO açısından önemlidir.

Kurumsal web sitesinin nasıl olması gerektiğini inceleyerek sayfa planınızı daha gerçekçi hale getirebilirsiniz.

5. Hangi işlevlere ve entegrasyonlara ihtiyacınız var?

İşlevleri sonradan hatırlamak, teklifin ve teslim tarihinin değişmesine yol açabilir. İhtiyaçlarınızı üç gruba ayırın:

Temel işlevler: İletişim formu, WhatsApp butonu, harita, blog, galeri, arama ve sosyal medya bağlantıları.

İşletme işlevleri: Randevu, rezervasyon, teklif hesaplama, ürün kataloğu, bayi girişi, üyelik, çoklu dil ve içerik yönetim paneli.

Entegrasyonlar: CRM, e-posta pazarlama, Google Analytics, Search Console, ödeme sistemi, kargo, e-fatura, canlı destek veya üçüncü taraf API'leri.

Her özellik için “olmazsa olmaz”, “ilk versiyonda olmalı” ve “ileride eklenebilir” ayrımı yapın. Böylece bütçe kısıtlandığında projenin ana hedefi korunur. Ajansın çözüm önerisine açık olun; brief, mutlaka düşündüğünüz teknik uygulamanın aynısını istemek zorunda değildir.

6. Marka dili ve görsel beklentiniz nedir?

“Modern ve şık olsun” tek başına yeterli bir tasarım yönlendirmesi değildir. Beğendiğiniz üç ila beş web sitesini paylaşın ve her birinde neyi beğendiğinizi açıklayın: boşluk kullanımı, tipografi, renk, güven hissi, navigasyon, görsel anlatım veya sayfa hızı.

Aynı şekilde kaçınmak istediğiniz örnekleri de belirtin. “Çok renkli olmasın”, “kurumsal ama soğuk görünmesin” veya “stok görsel ağırlıklı bir yapı istemiyoruz” gibi açıklamalar tasarım kararlarını kolaylaştırır.

Elinizdeki marka varlıklarını listeleyin:

• Logo ve farklı logo formatları
• Marka renkleri ve fontlar
• Kurumsal kimlik kılavuzu
• Ürün, ekip veya proje fotoğrafları
• Kullanılabilecek video ve illüstrasyonlar
• Mevcut metinler ve referans dokümanları

Marka dosyaları hazır değilse bunu brief'e yazın. Ajansın logo, fotoğraf, metin veya içerik üretimini üstlenip üstlenmeyeceği teklif kapsamını değiştirir.

7. İçerikleri kim hazırlayacak ve ne zaman teslim edecek?

Web projelerinde gecikmenin en yaygın nedenlerinden biri içeriklerin son dakikada hazırlanmasıdır. Brief'te her içerik kaleminin sorumlusunu belirtin:

• Hizmet metinlerini kim yazacak?
• Ürün bilgilerini kim sağlayacak?
• Fotoğraflar mevcut mu, çekim gerekiyor mu?
• Blog yazıları proje kapsamında mı?
• İçerikler SEO anahtar kelimelerine göre hazırlanacak mı?
• Türkçe dışında dil olacak mı?
• İçerikleri siteye kim girecek?

İçerik hazır değilse sorun değildir; fakat bunun proje planına ve bütçeye dahil edilmesi gerekir. “Metinleri sonra göndeririz” ifadesi teslim tarihini belirsizleştirir. İçerik teslim tarihini ve onay verecek kişiyi baştan belirleyin.

8. Bütçeniz ve öncelik sıralamanız nedir?

Bütçeyi hiç paylaşmamak, çoğu zaman daha iyi teklif alacağınız anlamına gelmez. Ajans, bütçenizi bilmediğinde ya gereğinden basit ya da gereğinden kapsamlı bir çözüm önerebilir.

Kesin rakam vermek istemiyorsanız bir aralık paylaşın ve hangi kalemlerin dahil olduğunu belirtin. Örneğin tasarım, yazılım, temel SEO, içerik girişi, hosting ve yayın sonrası destek aynı bütçenin içinde mi?

Bütçeyi üç seviyeye ayırmak da faydalıdır:

1. Olmazsa olmazlar: Projenin ana hedefi için zorunlu özellikler
2. Değer katanlar: İlk versiyonda olursa sonucu güçlendirecek özellikler
3. İkinci faz: Bütçe veya zaman uygun olduğunda eklenebilecekler

Bu yaklaşım, teklifleri yalnızca toplam rakama göre değil, hangi hedefi hangi kaynakla gerçekleştirdiğine göre karşılaştırmanızı sağlar.

9. Teslim tarihi ve karar süreci nasıl olacak?

“En kısa sürede yayına almak istiyoruz” bir tarih değildir. Gerçek bir deadline, nedenini ve bağımlılıklarını da içerir. Fuar, lansman, sezon başlangıcı, reklam kampanyası veya yeni şube açılışı gibi bir tarih varsa brief'e yazın.

Ajansın plan yapabilmesi için şu bilgileri ekleyin:

• Hedeflenen başlangıç ve yayın tarihi
• İçeriklerin hazır olacağı tarih
• Tasarım onayını kim verecek?
• Nihai kararı kim verecek?
• Geri bildirimler hangi kanaldan toplanacak?
• Kaç revizyon turu planlanıyor?

Bir projede beş farklı kişinin ayrı ayrı geri bildirim vermesi, tek karar vericili projeden farklı bir zaman planı gerektirir. Karar sürecini baştan açıklamak hem ajansın hem de sizin teslim tarihine uymanızı kolaylaştırır.

10. Yayın sonrası sahiplik, bakım ve başarı nasıl ölçülecek?

Web sitesi yayına alındığında proje bitmez. Brief'te şu soruların cevabını isteyin:

• Alan adı ve hosting hesapları kimin adına olacak?
• Kaynak kod ve tasarım dosyaları teslim edilecek mi?
• İçerikleri kendiniz güncelleyebilecek misiniz?
• Teknik bakım, yedekleme ve güvenlik kimde olacak?
• Hatalar için destek süresi nedir?
• Google Analytics ve Search Console kurulacak mı?
• Form, telefon, WhatsApp ve diğer dönüşümler ölçülecek mi?
• İlk 30 gün hangi kontroller yapılacak?

Google'ın SEO başlangıç rehberi, başarılı bir sitenin yalnızca yayına çıkmasını değil; arama motorlarının içeriği anlayabilmesini ve kullanıcıların sayfayı kolayca kullanabilmesini de gerektirir. Bu nedenle SEO ve ölçümleme, yayın sonrasına bırakılmamalıdır.

Kopyalayıp kullanabileceğiniz kısa brief şablonu

Aşağıdaki şablonu Google Docs, Notion veya e-posta taslağına kopyalayıp ajanslara gönderebilirsiniz:

Web Sitesi Proje Briefi

İşletme: [Şirket adı]

İletişim kişisi: [Ad, görev, e-posta]

İşletme özeti: [Ne yapıyorsunuz, kime hizmet veriyorsunuz?]

Proje nedeni: [Web sitesini neden şimdi yeniliyor veya kuruyorsunuz?]

Birincil hedef: [Teklif, randevu, satış, güven, başvuru vb.]

Başarı ölçütü: [Aylık başvuru, dönüşüm, organik trafik vb.]

Hedef kitle: [Kim, hangi ihtiyaca sahip, karar verici kim?]

Rakipler: [3-5 rakip site ve güçlü/zayıf yönleri]

Gerekli sayfalar: [Ana sayfa, hizmetler, hakkımızda, blog, iletişim vb.]

Olmazsa olmaz işlevler: [Form, rezervasyon, ödeme, CRM, çoklu dil vb.]

İçerik durumu: [Hazır, kısmen hazır, ajans hazırlayacak]

Beğenilen örnekler: [Link + neden beğenildiği]

Marka dosyaları: [Logo, renk, font, fotoğraf, kılavuz]

Bütçe aralığı: [Yaklaşık tutar veya seviye]

Hedef yayın tarihi: [Tarih + bu tarihin nedeni]

Karar verici: [Tek isim veya ekip]

Yayın sonrası beklenti: [Bakım, eğitim, SEO, raporlama, destek]

Bu brief'in tek sayfaya sığması şart değildir; ancak gereksiz teknik ayrıntılarla doldurulması da gerekmez. Eksik olan yerlere “netleştirilecek” yazmak, yanlış bir varsayım yapmaktan daha doğrudur.

Brief hazırlarken sık yapılan hatalar

Sadece sayfa listesini yazmak

“Ana sayfa, hakkımızda, hizmetler ve iletişim” bir kapsam listesi olabilir, ancak proje amacı değildir. Her sayfanın hangi kullanıcı ihtiyacını ve işletme hedefini desteklediğini de belirtin.

Örnek siteyi kopyalanacak tasarım sanmak

Beğendiğiniz siteyi paylaşın, fakat neyi beğendiğinizi açıklayın. Aynı tasarım başka bir sektörde, hedef kitlede veya içerik yapısında çalışmayabilir.

Bütçeyi ve öncelikleri gizlemek

Bütçe aralığı vermemek, iki tarafı da tahmine zorlar. Bütçeniz sınırlıysa bunu söyleyin; ajans temel hedefi koruyan daha sade bir ilk faz önerebilir.

İçerik ve karar vericiyi ertelemek

İçerikler geç gelirse tasarım ve geliştirme süreci de bekler. Birden fazla kişinin onay vereceği projelerde tek bir koordinatör belirleyin.

Yayın sonrası ihtiyaçları yok saymak

Siteyi kim güncelleyecek, güvenlik ve yedekleme nasıl yapılacak, SEO performansı nasıl ölçülecek? Bu soruların cevaplarını teklif aşamasında isteyin.

Brief'i teklif karşılaştırma aracına dönüştürün

Brief'i üç veya dört ajansa aynı şekilde gönderin. Her teklif için aşağıdaki başlıkları yan yana yazın:

Bu tablo, en düşük fiyatı değil, en anlaşılır ve hedefinizle en uyumlu teklifi bulmanıza yardım eder. Web tasarım hizmeti seçerken 10 kritik kriter rehberindeki sorularla teklif görüşmesini tamamlayabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Web sitesi briefi kaç sayfa olmalı?

İyi bir brief bir veya birkaç sayfa olabilir. Uzunluk değil, hedef, kitle, kapsam, bütçe, içerik, zaman ve başarı ölçütünün netliği önemlidir.

Brief'i ajans mı, müşteri mi hazırlamalı?

İlk bilgileri müşteri vermelidir; çünkü işletmeyi, müşterileri ve hedefleri en iyi siz bilirsiniz. Ajans ise bu bilgileri keşif görüşmeleriyle netleştirip uygulanabilir proje kapsamına dönüştürmelidir.

Web sitesi briefine bütçe yazmalı mıyım?

Evet. Kesin bir rakam vermek istemiyorsanız yaklaşık bir aralık ve öncelik sırası paylaşın. Bu, ajansın gerçekçi bir çözüm önermesini sağlar.

Brief hazırlamak web tasarım fiyatını düşürür mü?

Brief doğrudan fiyat indirimi sağlamaz; ancak belirsizliği, gereksiz revizyonu ve sonradan çıkan ek işleri azaltır. Böylece bütçenizin neye harcandığını daha iyi kontrol edersiniz.

Web sitesi briefinde teknik teknoloji adı belirtmeli miyim?

Özel bir teknik zorunluluğunuz yoksa teknoloji seçimini ajansa bırakabilirsiniz. İhtiyacınızı, entegrasyonlarınızı, içerik yönetimi beklentinizi ve büyüme planınızı anlatmanız daha değerlidir.

Sonuç: Daha iyi teklif, daha net brief ile başlar

Web sitesi briefi, ajansa verilen bir görev listesi değil; işletmenizin dijital hedeflerini netleştiren bir karar dokümanıdır. İşletmenizi, hedef kitlenizi, birincil hedefinizi, kapsamınızı, içerik durumunuzu, bütçenizi ve yayın sonrası beklentinizi açıkça yazdığınızda teklifler daha karşılaştırılabilir hale gelir.

Ajansa gitmeden önce bu 10 soruyu cevaplayın, önceliklerinizi ayırın ve aynı brief'i seçtiğiniz uzmanlara gönderin. Böylece yalnızca fiyat değil; kapsam, risk, kalite ve uzun vadeli destek üzerinden karar verebilirsiniz.

Ankara merkezli ilkkod olarak mobil uyumlu ve SEO dahil web siteleri hazırlıyoruz. Kapsamı net projelerde 1 haftada teslim seçeneği, 10.000₺'den başlayan fiyatlar ve 30 gün yayın sonrası destek sunuyoruz. Ücretsiz web tasarım teklifi almak için ilkkod.com'u ziyaret edin veya proje teklif formunu doldurun.